Los hay de diferente temáticas, pudiendo pasar por temáticas como la gastronómica, educativa, porcina, sanitario, metalmecánico, de derecho… pero lo que está claro es que los congresos son un espacio y momento único en el que las empresas pueden aprovechar para hacer networking y la calidad del evento te dará una mala o buena reputación. Por eso, es tan importante que tengas muy claron cómo organizar un congreso y lo pasos que debes seguir.

En este blog te lo explicamos todo sobre cómo organizar un congreso, para que ese día todo salga perfecto.

Fases para organizar un evento

Está claro que los congresos son eventos complicados; con muchos invitados, congresistas, actividades y empresas trabajando en él. Así que es importante dividir el proceso en distintas fases.

El concepto de tu congreso

En esta etapa inicial, nos enfocaremos en establecer los conceptos fundamentales que serán cruciales para darle estructura al evento. Estos conceptos serán los cimientos sobre los cuales se basará la idea del evento. Para lograrlo, tendremos en cuenta varios aspectos clave.

  • Definir el reto que queremos abordar y llevar a cabo durante el evento. Esto nos ayudará a tener claridad sobre el propósito y la dirección que queremos tomar.
  • Plantear una propuesta de valor sólida. Esta debe ser única y atractiva, para que los participantes y asistentes del evento lo entiendas y quieran asistir.
  • Llegados a este punto, estableceremos los objetivos que esperamos alcanzar al organizar un congreso. Estos objetivos pueden ser: difusión de conocimientos, fomento del networking o colaboración entre los participantes. Será importante definirlos de manera clara y medible para poder evaluar el éxito del evento.
  • Investigar y estudiar datos relevantes, estudios de mercado, tendencias actuales y cualquier información que nos ayude a comprender mejor el contexto en el que se desarrollará el evento.
  • Estudiar el público al que nos vamos a dirigir. Es esencial conocer los perfiles de los potenciales participantes, para poder adaptar nuestro evento a sus intereses y expectativas.
  • Identificar los elementos diferenciales que podrían ayudarnos a marcar la diferencia al mismo tiempo que transmitimos de forma correcta el mensaje. Estos pueden ser elementos innovadores, una atención personalizada o pequeños aspectos que te ayuden a diferenciarte de la competencia.

Diseño

Una vez que hayamos definido el concepto con el que queremos organizar un evento, toca pasar al diseño. Esta es, tal vez, una de las parte más ilusionantes porque empiezas a ver cómo el evento va cobrando forma.  Aquí el objetivo principal será que cada aspecto tenga su propósito y razón de ser.

Es crucial que el congreso  fluya y tenga un ritmo adecuado. Para conseguirlo, es importante que los distintos momentos estén definidos y temporalizados (ponencias, presentaciones, debates, entremeses o comidas, entretenimiento…). Así los asistentes se sentirán atendidos en todo momento y reduciremos esos momentos de estrés o colapso durante el evento.

Antes de comenzar con el diseño y contratación de personal o empresas externas, es importante que establezcas un presupuesto disponible para el desarrollo del congreso. Para esto, es importante valorar posibles patrocinadores y determinar si el acceso al evento será gratuito o de pago.

Algunos aspectos que tendrás que tener en cuenta durante la fase de diseño son:

  • Elaborar la marca para el evento o adaptar alguno existente.
  • Definir de la temática del congreso y el hilo conductor que tendrá.
  • Planificar de actividades complementarias, como cenas de gala, visitas turísticas o actividades al aire libre.
  • Crea una página web de referencia del congreso donde se publiques toda la información relevante.
  • Establecer fechas y lugar de celebración.
  • Elabora un programa provisional para el evento.
  • Piensa en si tu evento necesitará campañas de publicidad ¿serán online u offline?
  • Valora los posibles congresistas (ponentes) y a los asistentes.
  • Implementación de herramientas de participación, espacios para el networking y la creación de redes sociales.
  • Selecciona quien será el moderador del evento. Esto será clave en tu evento.
  • Identifica las necesidades de personal para el correcto funcionamiento del congreso. La elección de un buen equipo de trabajo es vital para que todo vaya como la seda.
  • Considera la posibilidad de retransmitir en directo o diferido algunas actividades del evento.

Planificación

Definidas todas las actuaciones anteriores, pasaremos a la fase de planificación. Aquí es donde estableceremos un cronograma de acciones y actividades para el congreso.

  • Plan de captación de patrocinios. Busca cómo atraer a posibles patrocinadores para el congreso. Incluye diferentes opciones de patrocinio y se resaltarán las ventajas de participar en el evento (posible alcance de la audiencia, oportunidades de branding y networking, etc).
  • Plan de comunicación del congreso. Gracias a este se dará a conocer el evento, sus actividades, ponencias, tiempos previstos, posibles notas de prensa, emails de contacto, videos promocionales, email marketing, contenido de resdes sociales, etc.
  • Escaleta del congreso. La escaleta es el documento que especifica con detalle los tiempos de ejecución del evento. Por ejemplo, horarios de las actividades, ponencias, mesas de debate, pausas para el café, momentos de networking, ceremonias de apertura y clausura, etc. Es esencial para que todo esté en orden.
  • Protocolo y recepción de asistentes especiales. Dependiendo del evento, se definirán unas determinadas cuestiones referentes al protocolo del evento y la atención especial a los invitados destacados o personalidades relevantes que asistan.
  • Establecimiento de métricas e indicadores. Aquí podemos estar hablando del número de asistentes, satisfacción de los participantes, alcance en redes sociales, el nivel de participación en las actividades, etc.
  • Pruebas y ensayos previos: Antes del evento, se llevarán a cabo pruebas y ensayos para asegurar el correcto funcionamiento de los equipos técnicos, el sistema de sonido, la iluminación, las presentaciones audiovisuales y cualquier otra parte crucial del evento.

Desarrollo

El día del evento, es esencial que todos los involucrados conozcan sus funciones y tengan un plan B en caso de sorpresas.

La diferencia siempre la marcan los pequeños detalles (una sonrisa en la entrada, un café en el momento justo, charlas dinámicas, asientos cómodos, etc.). El reto es construir un evento corporativo que brinden experiencias memorables dignas de ser contadas. Por eso es importante que prestes atención a cada aspecto; busca sorprender y cautivar a los asistentes. Esta es la clave de lograr un congreso del que todos se vayan con buen sabor de boca.

Cierre

Una vez haya terminado el congreso, llega el momento de hacer una evaluación y valorar si hemos logrado alcanzar los objetivos que se plantearon al principio.

Para realizar este balance, es importante analizar diferentes aspectos del evento, como la participación y satisfacción de los asistentes, el cumplimiento de los objetivos establecidos, el nivel de interacción y networking generado, la calidad de las ponencias y actividades, entre otros indicadores relevantes.

¡Ah! Y no te olvides de enviar un agradecimiento a todos los asistentes con un pequeña encuesta de satisfacción, hacer una nota de prensa de cierre y publicar videos e imágenes de todo el evento.

Materiales para organizar un congreso

Uno de los puntos claves sobre cómo organizar un congreso, es tener en cuenta los diversos materiales que vas a necesitar, para garantizar su correcto desarrollo. Estos materiales son esenciales para facilitar la comunicación, la logística y la interacción entre los participantes. Estos pueden ser algunos de los materiales que necesites:

Productos de Merchandising para Formación y Congresos en JBA

Fundas para documentos

Carpetas de anillas

Carpetas de gomas

Portadocumentos automontables

Maletines portadocumentos 

Porta acreditaciones